Krzysztof Niszcz, dyrektor ds. usług biura rachunkowego, Polskie Biura Rachunkowe Sp. z o.o.:

Decyzja o tym, czy księgowość prowadzić samodzielnie, czy przez biuro rachunkowe powinna zależeć od naszej wiedzy z zakresu rachunkowości i podatków, formy prowadzenia księgowości, zakresu działalności gospodarczej oraz czasu lub jego braku.
Prowadzenie księgowości w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej jest stosunkowo proste. Przepisy dopuszczają szereg ułatwień dla mikroprzedsiębiorstw: kwartalne rozliczenie podatków czy uproszczona forma księgowości. Prowadzenie takich ewidencji nie wymaga szerokiej wiedzy, a czas potrzebny na rozliczenie kilkunastu dokumentów to często jedna–dwie godziny.

W przypadku działalności na większą skalę prowadzenie księgowości jest absorbujące i wymaga kompleksowej wiedzy. Pomyłka może kosztować więcej niż stawka biura rachunkowego. Scedowanie księgowości i rozliczeń kadrowo-płacowych na specjalistów pozwoli nam więc skoncentrować się wyłącznie na prowadzeniu biznesu.
Wybór biura rachunkowego powinien zależeć od naszych oczekiwań co do zakresu i poziomu usługi, a także ceny, jaką jesteśmy skłonni zapłacić. Wybierając zakres usługi, powinniśmy brać pod uwagę stopień skomplikowania naszej działalności oraz nasze wymogi dotyczące sprawozdawczości (wewnętrznej i zewnętrznej). Skomplikowana działalność może wywołać problemy podatkowe, wymagać tworzenia dokumentów prawnych. Może być więc potrzebne wsparcie doradcy podatkowego i prawnika i jeśli dane biuro współpracuje z takimi specjalistami, to możemy zaoszczędzić czas na szukaniu fachowca „na mieście”.

Zakres usług zależy od naszych preferencji, jakość jest niejako narzucona przez politykę biura i może ona (a w zasadzie jej brak) prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych, a czasem karnych. Pamiętajmy, że to na nas jako podatniku, ciąży odpowiedzialność za prawidłowe i terminowe regulowanie zobowiązań podatkowych. Wynajęcie biura rachunkowego powoduje tylko możliwość wystąpienia do niego z regresem w przypadku ewidentnej pomyłki któregoś z pracowników. Często jednak biuro może nie uznawać swojej winy, a sądowa procedura jest długa i kosztowna. Z tego względu, zanim podpiszemy umowę, nie wahajmy się poprosić o referencje i kontakt do kilku klientów, aby sprawdzić, jak dane biuro wywiązuje się ze swoich obowiązków. W umowie powinniśmy zwrócić uwagę na zapisy dotyczące odpowiedzialności oraz czynności, jakie są wliczone w cenę obsługi.


Ile to kosztuje?
Cena powinna być uzależniona od zakresu obsługi. Ceny rynkowe za niewielką księgowość (KPIR) wahają się od 150 do 300 zł za miesiąc. Im więcej dokumentów, tym drożej, ale jeśli mamy dużo dokumentów sprzedaży, możliwe są uproszczenia, które mogą te koszty obniżyć, np. księgowanie sprzedaży na podstawie miesięcznego zestawienia sprzedaży z programu do wystawiania faktur.